Sua empresa funciona sem você? - Aprenda a profissionalizar a gestão para que ela continue a existir (sem você)

O sucesso de sua empresa ou negócio depende, única e exclusivamente de sua capacidade de trabalho, tempo e produtividade como dono? Ou se você, se afastar da empresa, muitos assuntos ficam pendentes, aguardando seu retorno para que sejam concluídos? Se isso é uma rotina em sua empresa, atenção, ela pode estar sofrendo de dependência precoce e isso pode ser a diferença entre o sucesso e o fracasso de seus negócios.

Responda à pergunta: se você tivesse que se afastar hoje de sua empresa e permanecer ausente por duas semanas, ela pararia de pé?

Se você respondeu que sim, que sua equipe e colaboradores conseguiriam manter o funcionamento e a gestão de sua empresa, então, parabéns! Seu empreendimento tem boas chances de ser bem sucedido no que faz.

Agora, se você é daqueles que centraliza toda ou boa parte da gestão e da tomada de decisões em si, informo que você não tem um negócio, mas sim um autoemprego. E você não é o único.

Diversas empresas, em sua maioria, micro e pequenas, ainda mantêm uma gestão centrada inteiramente nos empreendedores. E esse modelo pode até funcionar por alguns anos e décadas, mas os problemas logo surgem:

• dificuldades em promover o time para assumir maiores responsabilidades e tocarem a empresa sem o dono;

• risco de aumento nos custos e até atrasos na conclusão de tarefas da empresa em que a execução depende do proprietário;

• perda de clientes, quando o dono abre a famosa “exceção” e passa a atender exclusivamente certos clientes e grupos de clientes pois não confia em sua equipe de vendas para manter o relacionamento entre as partes.

Todos esses desafios mencionados, trarão reflexos negativos para a gestão da empresa como perdas financeiras, retrabalho e até um clima de desmotivação e desconfiança entre os colaboradores e gestores.

Ao longo de cinco anos como mentor e consultor de empresas tenho acompanhado situações semelhantes com outros empreendedores. Pensando nisso, em parceria com o Alefotografo, compartilhamos aqui, um passo a passo que tenho seguido e aplicado aos empreendedores e que também pode inspirar o novo modelo de gestão de sua empresa.

1. Faça um diagnóstico organizacional

O objetivo aqui é tirar uma fotografia da situação atual da sua empresa, buscando entender como a equipe se estrutura e realiza as atividades. É recomendado, que você faça esse diagnóstico da forma mais transparente e neutra possível e que nesses casos, pode ser necessário buscar ajuda de um profissional ou empresa especializados.

O primeiro passo é conhecer todas as pessoas que compõem a empresa, de estagiários a sócios, a partir de entrevistas e questionários que possibilitem compreender as relações, estilos de liderança, avaliações das pessoas e como ocorre a definição das estratégias.

Nesse momento, já é possível identificar se a gestão é mais centralizadora e se interfere na operação e no poder de decisão da equipe e dos gestores (líderes).

Para você que é empreendedor e dono, é fundamental aprender a respeitar o papel de seus gestores, sem atropelar suas as decisões perante os demais colaboradores. O segredo? Negocie e defina antes com suas lideranças, o papel que elas desempenharão, suas responsabilidades e poderes.

Delegue atividades, mas acompanhe os resultados das ações.

2. Faça benchmarking, inspire-se em outros modelos de gestão bem sucedidos

Muitas vezes para mudar, é preciso parar e refletir sobre as ações tomadas e em como você pode melhorar. A partir do momento em que se toma consciência da necessidade de melhorar, torna-se mais fácil buscar soluções.

E uma destas soluções, está em buscar referências no mercado, de empresas que realizam as melhores práticas em gestão. Por isso, faça pesquisas em redes sociais como o LinkedIn, acompanhe histórias de sucesso, superação, participe de grupos de discussão sobre o tema.

Lembre-se de compartilhar o aprendizado com suas lideranças e incentive-os a ensinar a seus funcionários.

3. Reavalie o desempenho de todos os colaboradores

Ao tomar consciência de que a gestão de sua empresa precisa subir para um novo patamar, um dos maiores desafios está em avaliar todos os seus funcionários para identificar aqueles que acompanharão o crescimento e profissionalização do negócio. É descobrir quem vai além.

E esta avaliação precisa ser feita com base em dois indicadores principais: metas atingidas e desempenho.

Se a sua empresa não utiliza nenhum dos dois, aconselho seriamente a começar a fazer. E a resposta é simples: o que eu não meço, eu não consigo avaliar.

Sendo assim, aqui não cabe avaliar seus funcionários baseados em questões de afinidade, amizade, relacionamento pessoal ou tempo de casa. É medir o desempenho daqueles que entregam as metas propostas, seja de vendas, atendimento e sua produtividade de acordo com cada setor e tarefa realizada.

Implemente uma cultura de avaliação de desempenho em sua empresa e acompanhe os resultados com seus gestores. Isto tende a gerar motivação e torna a gestão mais transparente.

4. Faça um mapeamento de futuros líderes

Mapear dentro de sua empresa colaboradores que estejam preparados para assumir cargos de liderança (supervisor, gerente etc.) é outro ponto fundamental.

E para que esta etapa possa acontecer, é imprescindível que o passo anterior esteja sendo feito. Ou seja, você precisa avaliar o desempenho dos seus funcionários para ter facilidade no momento de identificar um funcionário preparado para assumir uma liderança maior.

Na maioria das vezes, é natural o mapeamento nos mostrar que ninguém está preparado para assumir um cargo de gestão.

Nesse momento, cabe a você, empreendedor, buscar alguém do mercado capaz de assumir esse desafio. Pense nas áreas de sua empresa, seja ela grande ou pequena, que são essenciais para o funcionamento de seu negócio.

Áreas como Gestão de Operações, RH e Finanças podem exigir experiência técnica dos futuros candidatos a gestor e fazer com que esses profissionais tenham visão empreendedora semelhante à sua, a famosa "visão de dono".

5.  Capacite seus líderes

Após mapear o perfil dos colaboradores, você deve fazer o mesmo com seus líderes (mesmo que seja apenas um). E os resultados deste mapeamento é quem vão revelar a necessidade de capacitação de seus gestores atuais.

Aqui, é essencial, manter um relacionamento saudável com eles por meio de reuniões e feedbacks regulares. Comunicação é a palavra de ordem para que esses líderes estejam mais preparados para contribuir com o que a sua empresa quer se tornar.

Lembre-se que a organização de toda empresa deve ser olhada de forma sistêmica e constante, pois os problemas sempre vão surgir, mas a agilidade e a solução apresentadas por parte de sua equipe e lideranças, é que farão a diferença.

6. Na dúvida, busque ajuda

Você, como idealizador do negócio desde o início, conhece bem quem são os membros de sua empresa e sabe as respostas, mas para agir, precisará de apoio, que pode ser por meio da busca de um funcionário para desenvolver estas mudanças internamente ou contratar uma consultoria. É muito difícil o empreendedor conseguir fazer tudo sozinho.

Quem lidera a mudança é você, empreendedor, mas para ter êxito nesta mudança precisará ter gente a seu lado para conversar e compartilhar conhecimento.

E os resultados? Você vai perceber que os indicadores de sucesso são mais qualitativos do que quantitativos e o engajamento do seu time será o termômetro. Observe que o turnover (entrada e saída de pessoas) é o indicador aplicado neste caso e que fatalmente aumentará durante o processo de mudança, uma vez que ao ocorrer a mudança, as pessoas tendem a mudar também.

Esteja atento aos demais indicadores, que também possuem sua relevância, como o aumento nas vendas, expansão dos negócios, relacionamento com os públicos-chave do negócio — de C-Level a clientes. Porque, afinal, todas as mudanças foram feitas para que esses números continuem crescendo.

Depois de conduzir esse processo, quando as coisas começarem a entrar num novo ritmo, você vai perceber que conseguiu alcançar seu maior objetivo: tornar a sua empresa mais independente e com mais competência para continuar crescendo. E você terá mais tempo para acompanhar esse crescimento e traçar as estratégias necessárias para prosperar.

Gostou do post? Fique à vontade para curtir, comentar e compartilhar com os amigos nas redes sociais. Bem, agora que você já tem as ferramentas necessárias para melhorar a gestão de seu negócio, aproveite e conheça também como o mindfulness pode ajudar contribuir para seu sucesso profissional.

Sobre o autor

Rodrigo José Alves, empreendedor da Isso é Marketing, é especialista em marketing de conteúdo para empresas do setor alimentício. Já atendeu mais de 50 empresas na região metropolitana de São Paulo com mentorias e consultorias de gestão.